P
A
N
D
U
A
N
P
E
N
G
G
U
N
A

Cara Menonaktifkan Layanan POP3 di
Outlook Tanpa Menghapus Data (File PST)

Melalui Outlook atau Control Panel

Untuk seluruh karyawan Mattroy Logistics

1. Pendahuluan

Akun email POP3 di Outlook mengunduh email dan menyimpannya di komputer Anda dalam
sebuah file bernama PST. Jika layanan POP3 tidak lagi digunakan, akun tersebut sebaiknya
dinonaktifkan
agar Outlook
tidak
lagi
terhubung ke
server email, sehingga
data
dan
akun
perusahaan tetap aman.

Panduan ini menjelaskan cara menonaktifkan akun POP3 dari Outlook,
tanpa menghapus
email lama
yang sudah tersimpan di file PST di komputer Anda.

2. Persiapan Sebelum Mulai

Pastikan hal-hal berikut sudah siap:

Perlu
diketahui:
Outlook
tidak
memiliki
tombol “nonaktifkan”
untuk
akun
POP3.
Cara
yang tersedia adalah
menghapus akun dari Outlook
. Langkah ini
tidak menghapus
file PST
di komputer Anda, sehingga email lama tetap aman. Setelah itu, email baru tidak
lagi masuk ke Outlook dan dapat dibaca melalui Webmail Zoho.

Seluruh
gambar
dalam
panduan
ini
hanya
contoh.
Alamat
email
budi@mattroy.id
hanya
ilustrasi;
silakan
gunakan
alamat
email
Anda
sendiri.
Tampilan
di
layar
Anda
bisa
sedikit
berbeda.

Ada dua cara yang bisa dipilih:
Cara 1 melalui Outlook
(disarankan) atau
Cara 2 melalui
Control Panel
(jika Outlook tidak bisa dibuka). Pilih
salah satu
saja.

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 1 dari 7
Halaman Account Information; klik tombol Account Settings Halaman Account Information; klik tombol Account Settings

3. Membuat Salinan Cadangan File PST (Sangat Disarankan)

Sebelum menghapus akun, buat dulu salinan file PST sebagai cadangan. Dengan begitu,
email lama Anda tetap aman meskipun terjadi hal yang tidak diinginkan.

  1. 1.
    Tutup aplikasi Outlook sepenuhnya.
  2. 2.
    Buka
    File Explorer
    (ikon folder di bagian bawah layar), lalu buka folder
    Documents
    →
    Outlook Files
    . Di sinilah file PST biasanya disimpan. Lokasi pastinya juga akan terlihat
    pada langkah pengecekan akun di bawah.
  3. 3.
    Cari file berakhiran
    .pst
    dengan nama alamat email Anda (contoh: budi@mattroy.id -
    Mattroy.pst).
  4. 4.
    Klik kanan pada file tersebut, pilih
    Copy
    . Buka folder atau flashdisk tujuan, klik kanan di
    area kosong, lalu pilih
    Paste
    .

Catatan:
Jika Anda tidak menemukan file PST atau ragu melakukannya,
hubungi Tim IT
Support
sebelum melanjutkan.

4. Cara 1: Melalui Outlook

Langkah 1:

Buka Outlook, lalu klik menu “File”

Buka aplikasi Outlook. Klik tulisan
File
di pojok kiri atas layar.

Langkah 2:

Klik tombol “Account Settings”

Halaman “Account Information” akan terbuka. Anda akan melihat alamat email Anda dengan
tulisan
POP/SMTP
di bawahnya. Klik tombol
Account Settings
(gambar orang dengan roda
gigi).

Gambar 1. Halaman Account Information; klik tombol Account Settings

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 2 dari 7
Pilih Account Settings… pada daftar pilihan Pilih Account Settings… pada daftar pilihan Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST di bagian bawah jendela Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST di bagian bawah jendela

Langkah 3:

Pilih “Account Settings…”

Sebuah daftar pilihan akan muncul. Klik pilihan paling atas, yaitu
Account Settings…
.

Gambar 2. Pilih Account Settings… pada daftar pilihan

Langkah 4:

Pilih akun email dan catat lokasi file PST

  1. 1.
    Pada jendela yang muncul, klik
    alamat email Anda
    pada daftar sampai berwarna biru.
    Pada kolom “Type” akan tertulis
    POP/SMTP
    .
  2. 2.
    Lihat bagian bawah jendela. Tulisan setelah
    in data file
    adalah
    lokasi file PST
    Anda
    (berakhiran .pst). Catat atau foto lokasi ini.

Gambar 3. Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST di bagian bawah jendela

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 3 dari 7
Klik tombol Remove untuk menghapus akun dari Outlook Klik tombol Remove untuk menghapus akun dari Outlook

Langkah 5:

Klik tombol “Remove”

  1. 1.
    Pastikan akun yang benar masih berwarna biru.
  2. 2.
    Klik tombol
    Remove
    (tanda silang) di bagian atas jendela.
  3. 3.
    Akan muncul pesan konfirmasi. Baca dengan teliti, lalu klik
    Yes
    untuk menghapus akun
    dari Outlook.

Gambar 4. Klik tombol Remove untuk menghapus akun dari Outlook

Perhatian:
Yang dihapus hanya
akun email
dari Outlook.
Jangan menghapus file PST
pada langkah mana pun. Jika muncul pesan bahwa akun tidak dapat dihapus karena
berisi “default data file” atau “default delivery location”,
hentikan langkah ini
dan hubungi
Tim IT Support.

Langkah 6:

Klik “Close”, lalu buka kembali Outlook

Jika akun sudah hilang dari daftar, klik
Close
di pojok kanan bawah. Tutup Outlook lalu buka
kembali. Akun POP3 sudah nonaktif, dan email lama Anda tetap tersimpan di komputer.

Perlu diketahui:
Nama folder dari file PST bisa tetap terlihat di panel kiri Outlook. Hal ini
normal dan menandakan data lama masih ada. Biarkan saja.

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 4 dari 7
Jendela Mail yang terbuka melalui Control Panel Jendela Mail yang terbuka melalui Control Panel

5. Cara 2: Melalui Control Panel

Langkah 1:

Tutup Outlook, lalu buka Control Panel

  1. 1.
    Tutup aplikasi Outlook terlebih dahulu.
  2. 2.
    Klik tombol
    Start
    (logo Windows) di pojok kiri bawah layar, lalu ketik
    Control Panel
    .
  3. 3.
    Klik
    Control Panel
    pada hasil pencarian.
  4. 4.
    Pada bagian kanan atas, di tulisan
    View by
    , pilih
    Small icons
    agar semua menu tampil.
  5. 5.
    Cari dan klik menu
    Mail (Microsoft Outlook)
    .

Jendela kecil bernama “Mail” akan muncul seperti pada gambar di bawah.

Gambar 5. Jendela Mail yang terbuka melalui Control Panel

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 5 dari 7
Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST

Langkah 2:

Buka daftar akun email

  1. 1.
    Pada jendela Mail, klik tombol
    Show Profiles…
    (jika ada).
  2. 2.
    Klik nama profil Anda pada daftar (biasanya bernama “Outlook”).
  3. 3.
    Klik tombol
    Properties
    , lalu klik tombol
    Email Accounts…
    .

Jendela
Account Settings
akan terbuka.

Langkah 3:

Pilih akun email dan catat lokasi file PST

Klik
alamat email Anda
pada daftar sampai berwarna biru. Catat
lokasi file PST
yang tertulis
setelah “in data file” di bagian bawah jendela.

Gambar 6. Pilih akun email dan perhatikan lokasi file PST

Langkah 4:

Klik “Remove”, lalu “Close”

  1. 1.
    Klik tombol
    Remove
    di bagian atas jendela.
  2. 2.
    Baca pesan konfirmasi yang muncul, lalu klik
    Yes
    .
  3. 3.
    Setelah akun hilang dari daftar, klik
    Close
    . Tutup jendela lain yang masih terbuka.

Perhatian: Jangan menghapus file PST.
Jika muncul pesan bahwa akun tidak dapat
dihapus karena “default data file” atau “default delivery location”, hentikan langkah ini dan
hubungi Tim IT Support.

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 6 dari 7

6. Bantuan dan Catatan Penting

Cara membuka kembali email lama dari file PST
(jika diperlukan):

Email baru
setelah POP3 dinonaktifkan hanya bisa dibaca melalui
Webmail Zoho
atau cara
lain yang ditetapkan perusahaan.

Hubungi Administrator
perusahaan jika:

Terima kasih telah ikut menjaga keamanan data dan akun perusahaan.

Panduan Pengguna – Menonaktifkan POP3 di Outlook
Halaman 7 dari 7